[購買事務(Purchasing Administration)]
主に在庫管理および発注関連業務をご担当いただきます。あわせて、日本語英語間の通訳翻訳業務や、サプライヤーとの調整交渉業務もお任せします。
<業務比率>
- 在庫管理発注関連業務:70%
- 通訳翻訳業務:20%
- サプライヤー対応交渉業務:10%
<具体的な業務内容>
- 購買依頼書(PR)および発注書(PO)を正確かつ適時に作成発行処理する。
- 発注書(PO)の進捗状況を管理し、仕入先へフォローアップを行い、商品サービスが期限どおり納品されるよう調整する。
- 購買依頼書、見積書、発注書などの購買関連書類について、内容の完全性正確性および社内規程への適合性を確認する。
- 仕入先請求書を発注書(PO)および納品書(DO)と照合する..三点照合(Three-way Matching)..を実施し、支払処理へ回付する前に確認を行う。
- 請求書、納品、価格、数量などに関する相違や問題について、仕入先、倉庫担当者および経理部門と連携し解決する。
- 購買記録を正確に管理し、監査に備えてすべての購買関連書類を適切に保管管理する。
- 調達進捗レポートを更新し、ERPシステムまたは購買データベース内の購買データを維持管理する。
- 支払関連書類の取りまとめを支援し、必要に応じて未処理の請求書やクレジットノート(Credit Note)のフォローアップを行う。
- 月次決算業務を支援するため、購買請求関連書類がすべて揃い、最新の状態となっていることを確認する。
- レポート作成、記録管理、仕入先および社内関係者との連絡調整など、購買部門の一般事務業務をサポートする。
- 日本人駐在員とローカルスタッフ間の通訳サポート
- 会議、日常業務、サプライヤー対応時の通訳業務
- 各種資料、メール、社内文書等の翻訳(日⇔英)
Purchasing Administration
This position is primarily responsible for inventory control and purchasing-related operations. In addition, the role will also support Japanese-English interpretation/translation as well as coordination and negotiation with suppliers.
Job Scope
- Inventory control and purchasing-related tasks: 70%
- Interpretation and translation: 20%
- Supplier coordination and negotiation: 10%
Key Responsibilities
- Prepare, issue, and process Purchase Requisitions (PRs) and Purchase Orders (POs) accurately and in a timely manner.
- Monitor the status of Purchase Orders (POs), follow up with suppliers, and coordinate to ensure goods and services are delivered on time.
- Review purchasing-related documents such as PRs, quotations, and POs to ensure completeness, accuracy, and compliance with internal procedures.
- Perform three-way matching of supplier invoices against Purchase Orders (POs) and Delivery Orders (DOs) before forwarding for payment processing.
- Coordinate with suppliers, warehouse personnel, and the accounting team to resolve discrepancies or issues related to invoices, deliveries, pricing, and quantities.
- Maintain accurate purchasing records and ensure all procurement-related documents are properly filed and retained for audit purposes.
- Update procurement progress reports and maintain purchasing data in the ERP system or purchasing database.
- Assist in compiling payment-related documents and follow up on outstanding invoices or credit notes when necessary.
- Ensure all purchasing and invoice-related documents are complete and up to date to support monthly closing activities.
- Provide general administrative support to the purchasing function, including report preparation, record management, and coordination with suppliers and internal stakeholders.
- Provide interpretation support between Japanese expatriates and local staff.
- Support interpretation during meetings, daily operations, and supplier communications.
- Translate various materials, emails, and internal documents between Japanese and English.
