Trước khi bạn nộp đơn xin việc, hãy chọn tùy chọn ngôn ngữ của bạn từ các tùy chọn có sẵn ở trên cùng bên phải của trang này.
Khám phá cơ hội tiếp theo của bạn tại tổ chức Fortune Global 500. Hình dung các khả năng đổi mới, trải nghiệm văn hóa bổ ích của chúng tôi và làm việc với các nhóm đầy tài năng giúp bạn trở nên tốt hơn mỗi ngày. Chúng tôi hiểu những gì cần thiết để dẫn dắt UPS trong tương lai — những người có khả năng kết hợp độc đáo giữa năng lực với niềm đam mê. Nếu bạn có tố chất và khả năng lãnh đạo bản thân hoặc nhóm, sẽ có những vai trò sẵn sàng để bạn trau dồi kỹ năng và đưa bạn lên một tầm cao mới.
Job Description
Mô tả công việc:
Senior Administrative Assistant
The Senior Administrative Assistant provides comprehensive operational and administrative support to the Outside Service Provider Support Group (OSPSG) and the Center Assistant Manager. This role ensures smooth execution and continuity of daily, weekly, monthly, and quarterly activities. Key responsibilities include billing administration, OSP cost monitoring, invoice processing, vendor and customer coordination, and operational reporting.
Key Responsibilities
Billing & Cost Administration
- Manage OSP billing activities, including the preparation and execution of weekly and monthly OCM billing for assigned customers.
- Prepare and submit monthly OSP cost accruals to the Finance & Accounting team in a timely and accurate manner.
- Support OSP cost analysis by maintaining and updating vendor volume and cost data in the system.
- Ensure all billing data is accurate, complete, and compliant with internal policies and procedures.
Invoice Management & Reporting
- Upload vendor invoices to the Accounts Payable platform in accordance with established billing schedules.
- Monitor invoice status and ensure all supporting documents are properly attached and maintained.
- Prepare and submit quarterly reports to local authorities within required timelines.
Customer & Vendor Operational Support
- Handle walk-in customer export shipment processing and related administrative requirements.
- Monitor customer inquiries and coordinate with relevant internal teams to ensure timely resolution.
- Liaise with vendors to address invoice discrepancies, documentation issues, or operational concerns.
Administrative & Operational Duties
- Perform daily in-house administrative and operational support activities.
- Maintain accurate and well-organized records related to billing, cost analysis, vendors, and customer transactions.
- Coordinate with internal stakeholders to support smooth operational workflows and resolve administrative issues.
Job Requirements
- Bachelor's degree in Business, Logistics, Supply Chain, or equivalent.
- Experience in operations, logistics, or administrative coordination is an advantage.
- Strong attention to detail with excellent organizational skills.
- Proficient in Microsoft Office applications, particularly Microsoft Excel
- Good communication skills and the ability to manage multiple tasks effectively.
- Able to work in a fast-paced environment with tight deadlines.
Loại Nhân Viên
Lâu dài
UPS cam kết cung cấp một nơi làm việc không có tình trạng phân biệt đối xử, quấy rối và trả thù.
